Экспертиза сэд

«Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Экспертиза документа

Ролик по экспертизе документа в системе документооборота «Логика СЭД».

«Логика: СЭД» на IBM Notes/Domino

вместо Documentum

За 15 лет мы разработали практически всю необходимую функциональность СЭД — и упаковали в «коробку». Это означает, что вам не требуется тратить много денег и времени на внедрение нашего решения.

Здесь представлена «дорожная карта» продукта до 2019 года. Она сформирована по результатам анализа ИТ-трендов, с учетом пожеланий заказчиков и «дорожной карты» нашего стратегического партнера — компании IBM. Всего в ближайшие 2 года в «коробку» будет внесено значительное количество дополнений.

Подробнее о них на графике. Это версия «дорожной карты» — не последняя, она будет дополняться, и вы тоже сможете поучаствовать в ее создании, написав нам запрос на [email protected]

  • Специфика банковских СЭД — жесткий контроль исполнения документов, поступающих от регуляторов, контроль и быстрое изменения бизнес-процессов.
  • Ключевые клиенты
    — Сбербанк РФ
    — НКО Яндекс.Деньги
    — Сетелем Банк
    — ФОРА-Банк
    — СЭБ Банк

  • Особенность решений в нефтегазовой отрасли — большой масштаб внедрений и сложность бизнес-процессов
  • Ключевые клиенты
    — Роснефть
    — Газпром добыча Иркутск
    — Иркутская нефтяная компания

  • Строгие регламенты согласования. Формы документов часто меняются государством.
  • Ключевые клиенты
    — СТРОЙГАЗМОНТАЖ
    — Лидер-Инвест
    — Стройгазконсалтинг
    — ГК Геоизол

  • Четкое соблюдение установленных правил обработки документов, мгновенный контроль нарушения этих правил. Сложившиеся политики безопасности
  • Ключевые клиенты
    — Филиал судоремонтного предприятия «35 СРЗ» ОАО ЦС «Звёздочка»
    — Кировский завод, ОАО
    — ОАО «ИМЦ Концерна «Вега»

Примеры внедрения

Экспертиза по внедрению и технической поддержке Docsvision доступна во всех регионах РФ и СНГ благодаря широкому географическому распространению партнерской сети, насчитывающей более 100 компаний.

Как происходит внедрение СЭД?

Определение целей и стратегии внедрения системы электронного документооборота

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота.

Стандартные проблемы – это
потери документов,
существенные затраты времени на их прохождение,
«непрозрачное» и сложное согласование,
поиск информации,
доставка служебной корреспонденции в подразделения,
низкая исполнительская дисциплина,
«непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники
службы ДОУ,
ИТ-подразделения,
договорного отдела,
HR-специалисты,
а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД.
В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота.
Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика.
На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:
анализ организационной структуры компании;
выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;
уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);
выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);
анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;
аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);
определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;
формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:
требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;
описание участков автоматизации;
требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;
описание способов обеспечения безопасности;
перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.

Компания: «Электронные офисные системы»

О компании: Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов. Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года и зарегистрирована в Москве. Разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. ЭОС: разрабатывает и поставляет программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета; оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала; оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов, лекции); реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем управления документационной деятельностью.

СЭД «ЭКСПЕРТИЗА» — программа для негосударственных экспертиз с сервисом передачи в ГИС ЕГРЗ

Современная система управление бизнес-процессами и документооборотом — ваше конкурентное преимущество!Организуете взаимодействие между экспертной организацией и заказчиком — получите существенную экономию времени

НАМ ДОВЕРЯЮТ! СЕГОДНЯ в НАШЕЙ СИСТЕМЕ >200 ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ По всей россии

Уже более десяти лет специалисты нашей компании создают программы для строительной отрасли. В команде есть люди, посвятившие свою жизнь работе в проектных, экспертных и строительных организациях. Имея этот колоссальный накопленный опыт, было создано наше приложение СЭД «ЭКСПЕРТИЗА», среди других его отличает точное понимание проблем в строительной отрасли. ООО «Система» не разрабатывает программы для банков, кафе и магазинов и т.д. Узко специализируясь на документообороте в строительстве, нашей миссией стало создать максимально простую, но в тоже время функциональную программу.

ONLINE СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА в Экспертизе?
ПОЧЕМУ ОНА НЕОБХОДИМА?

Организуйте взаимодействие между экспертной организацией, проектировщиком и заказчиком

Возможность организации диалога проектировщика и эксперта по замечаниям в удобном виде внутри системы в online-режиме

Фиксируйте изменения статусов (передачи) документации

Передача документации между организациями происходит мгновенно. Дата и состав документации фиксируется, позволяя легко просматривать всю историю прохождения объекта

Читайте так же:  Совет федерации порядок формирования функции полномочия

Автоматизируйте выгрузку в ГИС ЕГРЗ

В соответствии с Постановлением правительства РФ № 878 от 24.01.17 итоговый комплект документации должен быть выгружен в ГИС ЕГРЗ. СЭД «ЭКСПЕРТИЗА» обеспечивает соответствие всех документов нормативным требованиям и их готовность для передачи в ГИС ЕГРЗ

Соответствуйте постановлению правительства РФ №699 ОТ 12.06.17 Г.

Документы, подаваемые в негосударственную экспертизу, должны представляться в форме электронных документов с использованием официального сайта экспертной организации (см. п. 4.1)

Используйте Облачные тарифы (Saas-решение)

Для малых и средних компаний мы предлагаем облачное решение. Вам не потребуется покупать сервер для работы, устанавливать и настраивать программное обеспечение, следить за его подключением к сети интернет и при этом иметь высокий уровень безопасности

Автоматизируйте работу заявителя — Сервис генерации ИУЛ

Информационно-удостоверяющие листы формируются автоматически для загруженной документации, заявителю остается лишь подписать и выгрузить их в программу

Получайте уведомления о каждом этапе прохождения экспертизы

В программу интегрирована система e-mail уведомлений, а также встроена собственная система развернутых уведомлений

Контролируйте деятельность сотрудников

Для роли «Руководитель» доступен функционал контроля деятельности экспертов

ОРГАНИЗУЙТЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ВНУТРИ ЭКСПЕРТИЗЫ

Сокращение трудозатрат на подготовку уведомлений и заключений экспертизы

ВСЕ ОБЪЕКТЫ ВСЕГДА ПОД РУКОЙ — ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Документы хранятся в одном месте, моментальный поиск, конфиденциальность и сохранность данных, контроль доступа

СЭД «ЭКСПЕРТИЗА» – это решение для бизнеса любых компаний: как состоящих из нескольких человек, так и для крупных организаций. Система может использоваться как онлайн сервис (облачный сервис, SaaS), так и отдельное коробочное решение (установленное на вашем собственном сервере)

  • * подключение оплачивается дополнительно
  • Максимальное количество учетных записей экспертной организации — 12
  • Объем облачного хранилища данных — 40gb
  • Резервное копирование — 1 копия за прошлое воскресенье
  • Базовая техническая поддержка
  • Регулярные обновления
  • * подключение оплачивается дополнительно
  • Максимальное количество учетных записей экспертной организации — 25
  • Объем облачного хранилища данных — 150gb
  • Резервное копирование — 4 копии за прошлый месяц
  • Премиальная техническая поддержка
  • Регулярные обновления

КОРОБОЧНАЯ ВЕРСИЯ

  • Подключение и внедрение входят в стоимость
  • Количество учетных записей экспертной организации — не ограничено
  • Хранилища данных — соответсвует техническим хар-м сервера
  • Резервное копирование — настраивается администратором экспертизы
  • Премиальная техническая поддержка
  • Регулярные обновления*

Для государственных экспертиз и крупных корпораций предлагается индивидуальная разработка на базе СЭД «ЭКСПЕРТИЗА», это необходимо например, когда нужны инструменты которых нет в текущей версии, или же когда политика компании предусматривает бизнес-процессы, отличающиеся от тех, что предусмотрены приложением

дополнительная информация

СЭД «ЭКСПЕРТИЗА» позволяет полностью организовать работу целой компании на основе единых инструментов. Вся важнейшая информация, контакты клиентов, договора и юридические документы хранятся прямо в системе. «Насколько безопасно использовать СЭД «ЭКСПЕРТИЗА»? Мы не хотим, чтобы кто-то лез в наши данные»

И ответ на данный вопрос только один. СЭД «ЭКСПЕРТИЗА» максимально безопасен!

С нашей стороны мы сделали все, чтобы Ваши данные были недоступны злоумышленникам. Современные системы шифрования не дадут проникнуть на Ваш портал. Навредить Вашим данным могут только совсем уж необдуманные и неосторожные действия самих пользователей. Но пока что технический прогресс не в силах такое контролировать.

Если же вы переживаете, не станем ли мы сами хозяйничать на вашем сайте, то ответ также однозначен. Мы вашими данными не распоряжаемся и никуда их не передаем! Единственный вариант, при котором мы в принципе сможем зайти на ваш портал — это если вы обратитесь в наше техподдержку за помощью и лично предоставите нашим специалистам временный доступ.

Техническая поддержка

ЧЕм мы можем вам помочь?

Текстовое руководство и видеоинструкции по регистрации и авторизации пользователя, созданию объекта экспертизы и выгрузке документации, работе по замечаниям приемщика, получению уведомления с замечаниями экспертов и заключения

Текстовое руководство и видео по настройке портала, рекомендации по назначению прав и администрированию сотрудников и заявителей, советы по первым шагам

Текстовое руководство по управлению экспертами, выгрузке договорной документации и передаче объекта экспертам

Текстовое руководство по работе с документацией, созданию локальных замечаний и заключения. Включает в себя руководство ведущего эксперта по управлению экспертами на объекте, созданию уведомления с замечаниями и заключения по объекту

Текстовое руководство и видеоинструкции по приемке документации, созданию замечаний по комплектности, возврату объекта заявителю и передаче объекта руководителю

Текстовое руководство и видеоинструкция по настройке окружения для передачи документации в ГИС ЕГРЗ

Требования к системам электронного документооборота

Применение систем электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) началось с середины 1990-х годов. Однако внедрение СЭД в государственном масштабе получило широкое распространение только в последние пять лет. Основным стимулом тут стало распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

В соответствии с упомянутым Планом мероприятий Минкомсвязи РФ были подготовлены и утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». 2

Пока СЭД использовались исключительно как внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость между собой не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому информационному пространству, организацией межведомственного электронного документооборота необходимость унификации СЭД, обеспечения их совместимости с общегосударственными системами обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 распространяются и на иные государственные органы и органы местного самоуправления. Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране, обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются на правила, установленные государством для удобства взаимодействия с государственными органами.

Эти Требования носят рамочный характер и поэтому в 2013 г. по заказу Федерального архивного агентства Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработаны «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». 3

Рассмотрим наиболее интересные положения Требований… Минкомсвязи России.

«Требования к информационным системам электронного документооборота…» определяют минимальный набор функций, который должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации использования СЭД в учреждении.

Одно из главных требований к СЭД – это ее масштабируемость как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов. Надо учитывать, что современные системы управления документами используются практически всеми сотрудниками организации, работающими с документами, причем общая тенденция – это использование как стационарных рабочих мест, так и доступа к документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. По количеству хранящихся в СЭД документов следует иметь в виду, что так как в системе хранятся не только окончательные оформленные и подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии, то количество файлов, проектов документов и документов, поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих, исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет, но на практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10-15 лет, так как это тот период, в течение которого документы в электронной форме продолжают активно использоваться, тем более что п. 20 пп. е) тех же Требований предусматривает возможность хранения документов в сроки до ста лет.

Важный параметр СЭД – ее быстродействие. Если аппаратно-программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для данного количества одновременно работающих в системе пользователей и (или) для данного объема базы данных (количества документов в системе), то сотрудникам придется ждать открытия карточки документа или самого документа, следовательно, производительность сотрудников падает. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры, которым должна соответствовать производительность СЭД:

  1. время получения доступа к СЭД — не более трех секунд;
  2. время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (метаданные) — не более пяти секунд.
Читайте так же:  Приказ мвд 199

В любой системе может случиться сбой как программный, так и аппаратный. Но сбой СЭД приводит к невозможности работы с документами всех сотрудников организации, поэтому Требования устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и перезагрузке СЭД — не более 30 минут. Также СЭД должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое уведомление через SMS и по электронной почте администратора и технолога СЭД.

Еще одна распространенная ситуация – по какой-то причине документ поврежден или случайно стерт пользователем. Требования предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий, желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,98.

Еще один показатель – это уровень защищенности СЭД от несанкционированного доступа. Для государственных учреждений, работающих с документами ограниченного доступа, это должна быть сертификация не ниже класса 1Г. Однако в виду высокой стоимости создания и эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа обычно стараются работать в традиционном режиме, на бумаге, так как они, как правило, составляют небольшую долю документов организации. В противном случае обычно для работы с такими документами устанавливают специально выделенные компьютеры или даже отдельную защищенную сеть, не имеющую соединения с открытой компьютерной сетью и Интернет. Однако и в этом случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не с документами, содержащими государственную тайну.

Основная часть «Требований к информационным системам электронного документооборота…» — это описание того, как в СЭД должны быть построены процессы документационного обеспечения управления.

Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми видами и категориями документов и проектами документов организации.

СЭД, используемые государственными учреждениями, должны обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО), межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными системами.

Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в том числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности электронного документа, а также Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (пп. 9 и 11 Требований).

СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные процессы:

Сохранение документа или сведений о документе (проекте документа) в СЭД (его регистрация или, в терминах Требований – ввод документа в систему):

  • доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД)
  • согласование документа
  • подписание документа
  • передачу (отправку) документа;
  • «хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив», то есть контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая подготовку документов для передачи в государственный архив или на депозитарное хранение.

Особенность автоматизированной системы делопроизводства – это наличие функции протоколирования всех действий пользователей и системных событий. Другими словами, все, что происходит в СЭД – создается или регистрируется документ, просто просматривается файл, вносится правка – вся эта информация сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет всегда сказать, кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа). Отдельно в Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в контрольной информации (протоколе действий в СЭД).

В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит информация обо всех действиях, совершенных с документами или наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой (метаданными). Это сведения:

    о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;

о дате и времени совершения действия;

о вводе в СЭД документов, проектов документов;

о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;

об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих действиях с документами;

о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем СЭД;

об изменениях прав доступа к документам;

о передаче документов;

об уничтожении документов;

о печати документа или метаданных.

Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить информацию, кто и когда открывал, просматривал, редактировал документ или регистрационную карточку к нему, а также, с какими документами работал тот или иной сотрудник.

Требования Минкомсвязи РФ делят делопроизводственные процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в СЭД ФОВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте;

д) обработка внутренних документов в СЭД.

В организациях, не являющихся государственными органами, пункты б) и в) отсутствуют, документы поступают только или по традиционным каналам связи, или по электронной почте.

В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа документа.

В случае поступления документа в электронной форме ввод документа в СЭД – это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом внесения изменений в поступивший документ.

В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание их электронных образов, например, документы с грифом ДСП, с пометкой «личное», конфиденциальные документы и т. п. В случае поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его электронный образ не создается.

Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания, согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого документа путем создания версий документов и их прикрепления к карточке документа.

СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно используется много лет и за это время могут появиться новые версии программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не установлено). При этом некоторые, наиболее распространенные форматы, СЭД должна уметь отображать обязательно. Это pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД должна позволять размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД (классификационная схема). Следует иметь в виду, что физически документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке, определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов в данной СЭД, а классификационная схема – это просто поле в регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по классификационным признакам.

Читайте так же:  Справки на условно досрочное освобождение образец

В основу классификационной схемы обычно кладут номенклатуру дел организации.

В регистрационной карточке СЭД должны быть определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований).

В ходе работы с документом в СЭД могут вводиться не только резолюции, но и комментарии и поручения по документу. Для подписания (а при необходимости и согласования) документа СЭД предусматривает возможность подключения средств электронной подписи в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». 4

При отправке документов традиционными способами (на бумаге) СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков рассылки.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. 5

В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна обеспечивать следующие действия:

    хранить документ постоянно;

провести экспертизу ценности документов;

по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;

передавать документы на хранение в другое хранилище (автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу.

На практике передача на государственное хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд», используемым в государственных и муниципальных архивах.

В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее время такие технологии находятся в стадии проработки, и автору не известна ни одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки хранения юридически значимых документов в электронной форме.

Рассмотренные Требования Минкомсвязи РФ дополняют разработанные ВНИИДАД «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Они важны как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников IT -подразделений, обеспечивающих внедрение или настройку систем электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).

В целом рассмотренные «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» можно и нужно использовать не только на стадии выбора, внедрения и первичной настройки СЭД, но и для анализа уже функционирующих СЭД для определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации, современным требованиям.

Нефтегазовая промышленность

Повышаем эффективность управления контентом в ключевом секторе экономики России.

Решение актуальных задач

Изучите опыт внедрения в компаниях-лидерах

  • Порядка 20 000 пользователей
  • Около 0,5 млн операций в день
  • Около 100 показателей
    работоспособности системы
  • 4000 пользователей
  • В 5 раз эффективнее контроль поручений
  • На 35% быстрее согласование документов
  • На 60% меньше рутинных операций
  • 30 топ-менеджеров используют мобильное решение
  • Автоматизирована канцелярия, договорная работа, закупки
  • поддержка английского языка
  • интеграция с сайтом ЦБ РФ для загрузки курса валют
  • интеграция с учетной системой Sun
  • проведена миграция данных из ЭСКАДО
  • интеграция с «1С:Предприятие 8»
  • внедрено управление показателями эффективности

Мощная ECM-система для предприятий ТЭК

Высокая масштабируемость
Готовые средства интеграции
Поддержка импортозамещения
Безопасность работы

Проект внедрения: кто и как ведет работы?

Вести проекты внедрения в компаниях нефтегазовой промышленности мы доверяем самым опытным нашим специалистам и бизнес-партнерам. Компания DIRECTUM оказывает полный спектр услуг по автоматизации процессов.

  • Консалтинг
  • Внедрение
  • Обучение и сертификация
  • Поддержка

Все процессы необходимо организовать таким образом, чтобы они органично вписались в систему электронного документооборота, поэтому наши специалисты:

  • изучают, анализируют и описывают модель процессов «как есть»;
  • определяют узкие места и разрабатывают оптимизирующие решения;
  • разрабатывают модель «как будет»;
  • готовят регламент и документацию по проекту внедрения.

По итогам консалтинга разрабатываются проектные решения и предложение по применения технических средств с учетом предметной области.

Собственная технология внедрения «под ключ» гарантирует качественную настройку системы и включает:

  • Библиотеку типовых проектных решений
  • Моделирование процессов
  • Четкое управление проектом
  • Подготовка нормативных документов для ввода СЭД в эксплуатацию

Заказчикам доступны и другие варианты внедрения: самостоятельное внедрение с проактивной поддержкой cо стороны DIRECTUM или с опорой на методические рекомендации. Гибкий подход помогает находить оптимальный баланс между сокращением затрат и возможными рисками.

Курсы обучения помогают сотрудникам быстро адаптироваться к взаимодействию с системой, минимизируют риски саботажа работы, а также позволяют создать собственную команду специалистов.

Обучение проводится онлайн или в сертифицированных центрах обучения. Опытные преподаватели ведут подготовку по курсам:

  • Пользователей
  • Администраторов
  • Разработчиков

Каждый курс завершается аттестацией и сертификацией.

На весь срок действия абонемента на новые версии мы предоставляем клиентам гарантию работоспособности системы. Поддержка с абонементом включает:

  • инцидентную поддержку — решение всех ситуаций, которые влияют на нормальное функционирование системы
  • запросы на обслуживание: предоставление дистрибутивов и документации, выдачу разрешений на генерацию ключа, регистрацию пожеланий и замечаний к ПО
  • возможность диагностики общего состояния системы
  • максимальный доступ к сайту поддержки с обширной базой знаний

Закажите презентацию

Если вы заинтересованы в приобретении системы электронного документооборота и вам необходимо узнать больше о возможностях DIRECTUM, пожалуйста, заполните следующую форму, и мы с вами обязательно свяжемся.

Aliquam ac egestas dui. Vestibulum quis magna eu elit mollis cursus vel nec dolor. Mauris consectetur, elit ac faucibus commodo, ante dolor consectetur libero, at volutpat purus mi non metus. Curabitur pellentesque dapibus nunc, quis auctor urna dignissim sit amet. In hac habitasse platea dictumst. Morbi mauris mauris, porta sed pellentesque eget, eleifend sed libero. Proin ut enim dictum risus dignissim laoreet. Phasellus tempor, nisl sed convallis lobortis, eros mi sagittis eros, et fringilla nunc nunc a dui. Aliquam tincidunt metus at est rutrum rhoncus. Pellentesque eget odio tellus. Phasellus non justo lorem. Maecenas non elementum nunc. Mauris blandit, ligula id tincidunt placerat, erat lorem hendrerit eros, vitae porttitor est elit vel odio.

  • Phasellus tempor, nisl sed convallis lobortis.
  • Aliquam tincidunt metus at est rutrum rhoncus.
  • Pellentesque eget odio tellus. Phasellus non justo lorem.
  • Sed lobortis ultricies justo, sit amet ultrices metus scelerisque eleifend.
  • Phasellus sagittis nisi non nulla tempus id condimentum sem sodales.

Praesent sed mi ultrices dolor dignissim ornare. Nam vestibulum aliquam sapien vel venenatis. Sed lobortis ultricies justo, sit amet ultrices metus scelerisque eleifend. Phasellus sagittis nisi non nulla tempus id condimentum sem sodales. Suspendisse a ante quis eros adipiscing aliquam. Donec tempor interdum nisi, at tincidunt risus egestas ut. Cras vitae convallis est. Nam non metus quis turpis commodo ultrices nec sed nisl. Mauris scelerisque ornare purus ut lobortis. Nam iaculis pretium eros sed interdum. In et dui elit, nec congue turpis. Mauris justo quam, rutrum et venenatis sed, facilisis sed nibh. Morbi tempus congue metus, ut accumsan urna aliquet ut. Mauris porttitor dui nec nibh tempus ut commodo nisl ornare. Proin condimentum varius nunc. Pellentesque sem risus, elementum ornare tempor sit amet, semper id orci. Phasellus tempor, nisl sed convallis lobortis, eros mi sagittis eros, et fringilla nunc nunc a dui. Aliquam tincidunt metus at est rutrum rhoncus. Pellentesque eget odio tellus. Phasellus non justo lorem. Maecenas non elementum nunc. Mauris blandit, ligula id tincidunt placerat, erat lorem hendrerit eros, vitae porttitor est.