Заявление на возмещение расходов сотруднику образец

Оглавление:

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Ранее налоговая инспекция пояснила, что возмещение сотруднику денежных средств не облагается НДФЛ. Чтобы налоговая не удержала НДФЛ, данные документы нужно составить правильно и вовремя. Ниже представлены образцы заполнения приказа, которые облегчат задачу.

Образец приказа на возмещение расходов:

Скачать приказ:

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Читайте так же:  Заявление на основы православной культуры

Возмещение личных расходов сотруднику

Вопрос-ответ по теме

Сотрудник купил в Белоруссии хозинвентарь, как его принять к учету и вернуть ему потраченные деньги? если товары куплены не в российских рублях, как быть?

В данном случае составлять авансовый отчет сотрудник не должен. Возместить потраченные деньги организация должна на основании заявления. Возместить организация должна расходы в российских рублях, т.к. расчеты с резидентами РФ в валюте запрещены. При этом возместить расходы правильнее всего в размере эквивалентной иностранной валюте на день приобретения.

Если документы оформлены на имя сотрудника, то операцию лучше оформить через куплю- продажу между сотрудником и организацией, в противном случае организация не сможет учесть расходы. При данном методе сотруднику придется по данной операции подать декларацию по форме 3-НДФЛ, однако уплачивать налог он не должен, т.к. налоговая база будет равна 0.

Если же документы оформлены на имя организации, то возместить расходы нужно на основании заявления сотрудника.

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

ИЗ СТАТЬИ ЖУРНАЛА «УПРОЩЕНКА», № 1, ЯНВАРЬ 2014

2.Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат*.

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 иот 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.*

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.*

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Читайте так же:  Пенсия герой ссср

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Читайте так же:  Как и где оформить загранпаспорт в спб

Сотрудник оплатил товар своими деньгами, что делать

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

Главные новости декабря для бухгалтера

Из этой статьи вы узнаете:

  • Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
  • Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
  • Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье.

Можно ли оформить авансовый отчет задним числом

Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что.

Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет.

Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье.

Какими документами оформить возврат денег работнику

Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.

Директору «Альфы»
А.В. Львову
от менеджера
А.С. Кондратьева

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Компенсация денежных средств сотруднику

Вопрос-ответ по теме

Организация ООО на УСН (15%). В марте 2016г. получены документы от поставщика (сч-ф и накл) на запчасти. Директор оплатил за запчасти из своих собственных средств, есть чек ККМ и квитанция ПКО. Сдал авансовый отчет 31 марта 2016г., а денежные средства (по перерасходу) получил в апреле 2016г. Можно ли включить в расходы документы по приобретению запчастей в 1 квартале 2016г.? Для признания расхода при УСН на приобретение материалов у поставщика не имеет значения получены деньги на покупку в подотчет или нет?

Т.к. директор приобрел запчасти за счет своих средств, то оформлять авансовый отчет он не должен был. Денежные средства ему необходимо было возместить на основании заявления. В расходы при расчете УСН Вы сможете включить затраты только во втором квартале, т.к. возместили Вы ему денежные средства в апреле.

ИЗ СТАТЬИ ЖУРНАЛА «УПРОЩЕНКА»,

1.Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей