Приказ о получении печати

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
  • Приказ на изготовление печати

    При создании новой компании или реорганизации старой, каждый из руководителей сталкивается с необходимостью изготовления печати.

    Первым этапом создания печати для предприятия является издание соответствующего внутреннего приказа.

    Сама же техническая процедура изготовления печати осуществляется организациями, специализирующимися на данных работах. Для того чтобы изготовить печать, вам потребуется предоставить:

    1. свидетельство о регистрации или же нотариально-заверенные копии;
    2. устав или же нотариально-заверенные копии;
    3. документацию, подтверждающую назначение руководителя на занимаемую им должность;
    4. копию внутреннего приказа компании об изготовлении новой печати.

    После получения печати или штампа они закрепляются за соответствующим должностным лицом в компании.

    В случае если вам требуется не только изготовление новых печатей, а и уничтожение старых, вам будет необходимо сформировать комиссию, которая сможет зафиксировать факт уничтожения старых.

    В данном акте должна быть указана следующая информация:

    1. дата, время и место уничтожения;
    2. состав комиссии;
    3. обоснование уничтожения;
    4. примеры уничтожаемых печатей;
    5. способ уничтожения;
    6. акт, закрепленный подписями комиссии.

    Но стоит обратить внимание, что некоторые компании, специализирующиеся на изготовлении печатей, также могут оказывать комплексные услуги по их уничтожению.

    После завершения всех процедур по уничтожению печати и подготовке соответствующего акта, вносится запись в журнал учётности печатей.

    Компания «Первый формат» выполнит любой срочный заказ на изготовление печатей из резины или полимера. Обращайтесь!

    © 2018, «Первый формат»

    Полиграфические услуги в Москве.
    Оперативная цифровая и офсетная полиграфия

    Условия обработки персональных данных

    Настоящим даю согласие на обработку моих персональных данных любым предусмотренным действующим законодательством способом, в том числе с использованием средств автоматизации, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; запись на электронные носители и их хранение; передачу персональных данных третьим лицам, включая банки, налоговые органы; хранение в течение сроков, установленных действующим законодательством, моих персональных данных, в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и Закона от 27 июля 2006 г. № 152‐ФЗ «О персональных данных».

    Я согласен, что моими персональными данными является любая информация, относящаяся ко мне как к физическому лицу (субъекту персональных данных), указанная в обращениях, договорах, соглашениях, актах и иных документах, в том числе: мои фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, гражданство, документы, удостоверяющие личность, адреса фактического места проживания и регистрации по месту жительства, почтовые и электронные адреса, номера телефонов, банковские реквизиты (номера расчетных и корреспондентских счетов, наименование банка, ИНН и БИК банка).

    Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

    • Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

    Понятие и классификация печатей

    П ечать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

    Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

    • печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
    • клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

    Печать имеет круглую форму.

    Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

    Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

    Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

    Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

    Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

    • гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
    • основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
    • печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
    • дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
    • печать адвокатского кабинета;
    • печать врача;
    • печать индивидуального предпринимателя.
    Читайте так же:  400 приказ о страховых пенсиях

    Необходимость наличия печати

    Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

    Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

    Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

    При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

    сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

    • акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
    • доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
    • договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
    • документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
    • заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
    • командировочные удостоверения;
    • копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
    • накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
    • нормы расхода материалов;
    • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
    • письма гарантийные;
    • протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
    • сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
    • справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
    • спецификации (изделий, продукции и др.);
    • трудовые книжки;
    • финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
    • характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

    Требования к печатям

    Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

    В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

    В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

    Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

    Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

    • полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
    • местонахождение;
    • ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
    • Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).

    Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

    С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

    Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

    В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

    Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

    Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

    • секретариат;
    • канцелярия;
    • управление делами;
    • отдел кадров;
    • для удостоверений;
    • для справок.

    Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

    Технология изготовления печатей

    По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

    1. Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
    2. Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
    3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

    В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

    1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
    2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
    3. Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
    4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.

    Документы, необходимые для изготовления печатей

    Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

    • нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
    • документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
    • документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;

    Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

    Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

    • заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
    • если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
    • и др. документы.

    Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

    Порядок уничтожения печатей

    Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

    Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

    • во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
    • во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
    • в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.
    Читайте так же:  Октябрьский мировой суд 12 участок

    Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

    В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

    Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

    Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто – вам необходимо:

    • во-певых, физически уничтожить старую печать и,
    • во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).

    Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

    • силами самой организации или
    • специальной штемпельной мастерской (той самой, которая изготавливает печати) либо органом по учету печатей 1 (он вносит печать в государственный реестр печатей1 и выдает ей уникальный номер, который располагается в негативном начертании на внешнем ободке оттиска печати).

    Уничтожаем собственными силами

    В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

    • время и место уничтожения;
    • состав комиссии;
    • основание уничтожения печатей / штампов;
    • наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
    • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
    • заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
    • подписи членов комиссии.

    Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

    Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

    Уничтожает сторонняя организация

    Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

    При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

    • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
    • ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций – еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
    • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
    • паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
    • выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
    • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

    Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

    В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

    Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

    Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

    Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

    ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.

    В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

    Ответственность за подделку печатей

    При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

    Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

    Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

    Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:

    • ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
    • арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
    • лишением свободы на срок до 2 лет.

    Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

    Использование заведомо подложного документа грозит:

    • штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
    • обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
    • исправительными работами на срок до 2 лет, либо
    • арестом на срок от 3 до 6 месяцев.

    Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.

    Защита печатей и штампов

    Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:

    • образец заявки на изготовление или замену печати;
    • форма журнала регистрации печатей и штампов;
    • перечень документов, на которых ставится печать организации;
    • перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.

    Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

    В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

    Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.

    Приказ Министерства информации и печати РТ от 7 августа 1995 г. N 71 Об утверждении инструкции о порядке оформления, регистрации и выдачи разрешений на изготовление печатей и штампов

    Приказ Министерства информации и печати Республики Татарстан
    от 7 августа 1995 г. N 71

    Приказом Министерства информации и печати РТ от 19 февраля 1996 г. N 12 подготовлены изменения в настоящий документ

    Указанные изменения подлежат регистрации в Минюсте РТ. Текст настоящего документа представлен без учета названных изменений

    На основании Постановления Кабинета Министров Республики Татарстан от 31.07.95г. N 527 «Об упорядочении деятельности по изготовлению печатей и штампов», в целях упорядочения и контроля за деятельностью по изготовлению печатей и штампов приказываю:

    1. Утвердить инструкцию о порядке оформления, регистрации и выдачи разрешений на изготовление печатей и штампов (прилагается).

    2. Направить данную инструкцию в Министерство юстиции Республики Татарстан для государственной регистрации.

    3. Отделу научно-технического и производственного развития довести указанную инструкцию до сведения предприятий занимающихся изготовлением печатей и штампов и обеспечить контроль за их деятельностью.

    Инструкция
    «О порядке выдачи разрешений на изготовление печатей и штампов»
    (утв. приказом министра информации и печати РТ
    от 7 августа 1995 г. N 71)

    I. Общие положения

    1. Настоящая инструкция регулирует порядок оформления, регистрации и выдачи разрешений на изготовление печатей и штампов.

    2. Оформление, регистрации и выдачу разрешений на изготовление печатей и штампов юридических лиц, их филиалов, представительств, расположенных в Республике Татарстан, независимо от формы собственности, физических лиц в соответствии с действующим законодательством производит Министерство информации и печати Республики Татарстан.

    Печати и штампы, изготовленные без соответствующего разрешения, считаются недействительными.

    Читайте так же:  Полномочия президента рф из конституции

    3. Выдаваемые разрешения на изготовление печатей, штампов подлежат регистрации с присвоением номера и указанием даты выдачи.

    Копии разрешений хранятся в архиве Министерства в течение двух лет со дня их выдачи.

    II. Порядок оформления разрешения на
    изготовление печатей и штампов

    4. Оформление, регистрацию и выдачу разрешений на изготовление печатей и штампов производит отдел научно-технического и производственного развития Министерства.

    5. Разрешение на изготовление печатей и штампов выдается для изготовления:

    — печати с изображением Государственного герба Республики Татарстан либо Российской Федерации;

    — печати предприятия, учреждения, организации, независимо от формы собственности;

    — простой печати (отдел кадров, канцелярии, для пакетов и др.);

    — малой металлической гербовой печати для удостоверений, специальных пропусков;

    — круглой печати врачей, предпринимателей, нотариусов, аудиторов и т.д.;

    — углового штампа (бланковского для предприятий, учреждений, организаций) и малого штампа;

    — иных печатей и штампов с наименованием предприятий, учреждений, организаций.

    6. Остальные штампы и другие изделия: пломбиры, факсимиле, штемпели без наименования предприятия, учреждения, организации, а также с сокращенным наименованием заказчика (блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, грузополучателя, подписные штампы для утверждения чертежей, штампы входящей и исходящей почты, инвентарные штампы для библиотек и др.) изготавливаются без разрешения Министерства информации и печати Республики Татарстан, но обязательно по требованиям, подписанными руководителями предприятий, учреждений, организаций, для которых предназначаются эти изделия.

    7. Для получения разрешения необходимо представить следующие документы:

    — заявление на имя министра, в котором указывается основание для изготовления печатей и штампов, а также их количество;

    — копию документа о государственной регистрации заявителя, заверенную в установленном порядке, или его ксерокопию;

    — копию устава, заверенную в установленном порядке, или ксерокопию устава;

    — образцы (эскизы) печатей и штампов в двух экземплярах, утвержденные руководителем, либо вышестоящим органом.

    8. Заявление подлежит рассмотрению в течение 10 дней со дня его подачи.

    9. В разрешении должно быть указано:

    — дата выдачи разрешения и его номер;

    — полное наименование заявителя согласно документу о Государственной регистрации;

    — количество печатей и штампов к изготовлению;

    — фамилия и инициалы ответственного лица за сдачу и получение заказа;

    — срок действия разрешения;

    — подпись руководителя Министерства, заверенная печатью.

    10. Разрешение на изготовление печатей и штампов выдается сроком на один месяц. В случае пропуска этого срока разрешение теряет юридическую силу.

    11. В выдаче разрешения должно быть отказано в случае:

    — если документы, представленные заявителем, не соответствуют действительности;

    — если заявитель не имеет права на печать и (или) не зарегистрирован в соответствии с действующим законодательством.

    12. В выдаче разрешения может быть отказано в случаях:

    — если не представлены какие-либо документы, предусмотренные п.7 настоящей Инструкции;

    — если имеются расхождения в представленных документах.

    При устранении данных нарушений разрешение может быть выдано в 10-дневный срок со дня повторного представления документов.

    III. Требования, предъявляемые к эскизам печатей и штампов

    13. Печатью, штампом называют специальное клише, применяемое при оформлении документов или опечатывании помещений, сейфов и т.д.

    Оттиски печати, штампа являются одним из важных реквизитов многих документов и служат для удостоверения, изложенных в них фактов.

    14. Эскизы печатей и штампов должны быть выполнены чисто и разборчиво на бумаге формата А-4.

    15. Ориентировочные размеры эскизов:

    — внешний диаметр круглой печати должен быть не менее 12 см.;

    — угловой штамп 11 х 8 см.;

    — треугольная печать 8 х 8 см.

    16. Текст на эскизе печати, штампа должен быть выполнен печатными буквами шариковой ручкой с синей, фиолетовой или черной пастой, либо чернилами или тушью.

    17. В тексте эскиза печати, штампа должно быть указано:

    — название города или района;

    — наименование предприятия, учреждения, организации, независимо от формы собственности, которое должно полностью соответствовать документу о государственной регистрации;

    18. Текст на эскизе печати, штампа пишется на татарском и русском языках. Допускается написание на одном языке в случае, если заявитель является филиалом, представительством, юридического лица, зарегистрированного и расположенного не в Республике Татарстан.

    Допускается написание на трех и более языках, если заявитель является совместным предприятием с иностранными инвестициями.

    19. Использование в эскизе печати, штампа каких-либо знаков, рисунков, эмблем и т.п., за исключением Государственного герба, допускается в случае, если они прошли государственную регистрацию и учет в порядке, установленном действующим законодательством.

    20. Каждый эскиз должен содержать наименование предприятия, учреждения, организации, а также иметь подпись руководителя и его должность.

    21. Эскизы печатей и штампов с внесенными в них исправлениями или поправками к рассмотрению и в работу не принимаются.

    22. Эскизы печатей органов законодательной, исполнительной и судебной власти в городах и районах республики должны быть утверждены вышестоящим органом.

    IV. Требование, предъявляемые к печатям и штампам

    23. Изготовление печатей круглой формы:

    а) все виды печатей изготавливаются по принятым стандартным размерам:

    — при однострочном расположении текста — внешний диаметр 38-40 мм.;

    — при двухстрочном расположении текста в зависимости от количества знаков — внешний диаметр 40-45 мм.;

    — диаметр внутреннего ободка может быть 25, 18, 15, 11, 9 мм.;

    б) расположение текста:

    — начало и конец строки находятся в основании нижней части печати, текст располагается строго по окружности, буквы своими основаниями направляются к центру оттиска печати, причем их оси пересекаются между собой в центре окружности ободков.

    (В случае расположения Государственного герба, эмблемы они серединой основания обращены к разделительным знакам начала и конца текста).

    — печать мысленно поделена на две части по горизонтали через центр, в верхнем полукруге начало строки слева, конец — справа, текст располагается строго по полукругу, буквы своими основаниями обращены к центру, а продольные оси их относительно ободков пересекаются между собой в центре окружности, в нижнем полукруге начало строки слева, конец — справа, текст располагается строго по полукругу, буквы своими основаниями обращены к наружному ободку, а продольные оси их относительно ободков пересекаются между собой в центре окружности.

    (В случае расположения Государственного герба, эмблемы они серединой основания располагаются к середине строки, буквы которой обращены основаниями наружу);

    в) в промежутках между началом и окончанием текста обычно помещается звездочка или другой разделительный знак;

    г) сокращения в тексте допускаются в крайне редких случаях.

    24. Изготовление печатей и штампов:

    а) текст печатей и штампов воспроизводится в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 16-18 настоящей Инструкции;

    б) прямоугольные штампы:

    — размеры не регламентированы и зависят от количества знаков текста;

    — ширина угловых штампов для документов не превышает как правило 5,5 см.;

    — высота угловых штампов зависит от объема текста;

    — продольные оси букв должны быть параллельными между собой, а сам текст должен располагаться симметрично относительно продольной оси, проходящей через ее центр;

    в) треугольные печати:

    — длина сторон внешнего треугольника — 40-45 мм.;

    — длина сторон внутреннего треугольника зависит от количества знаков текста;

    — продольные оси букв должны быть параллельными между собой, а сам текст должен располагаться симметрично продольной оси, проходящей через ее центр.

    25. Изображение Государственного герба на печатях должно строго соответствовать описаниям, изложенным в Конституции Республики Татарстан и положении о Государственном гербе Республики Татарстан.

    26. В случае утери печати или штампа руководители предприятий, учреждений, организаций обязаны принять меры к их обнаружению, а также письменно сообщить в Министерство информации и печати Республики Татарстан.

    27. Разрешение на изготовление печатей и штампов взамен утерянных выдается на общих основаниях по истечению 10 дней с момента подачи заявления.

    28. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

    V. Пользование печатями

    29. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Татарстан и Положением о Государственном гербе Российской Федерации печатями с Государственным гербом Республики Татарстан или Российской Федерации пользуются органы государственной власти и государственного управления, судебные органы, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы, а также другие государственные предприятия, учреждения и организации, которым право помещения герба на печатях предоставлено действующим законодательством Республики Татарстан или Российской Федерации.

    30. Предприятия, учреждения и организации могут иметь только по одному экземпляру печати.

    В некоторых случаях допускается изготовление дополнительной печати с цифрой «2» с разрешения руководителя, в данном случае в заявлении должно быть изложено основание для изготовления дополнительной печати.

    31. Филиалам, представительствам предприятий, учреждений и организаций разрешается изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах, представительствах. В этих случаях в текст печати вписывается слово «филиал» или «представительство».

    32. Управлениям, отделам кадров разрешается заказывать малую металлическую печать для удостоверений и специальных пропусков.

    33. Простой именной (личной) печатью могут пользоваться:

    — врачи, занимающиеся частной практикой или работающие в лечебных учреждениях;

    — предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, аудиторы, имеющие свидетельство о государственной регистрации (лицензию, иной документ, подтверждающий право заниматься указанной деятельностью);

    — другие физические лица, занимающиеся определенной деятельностью, законодательными и иными нормативными актами о которой предусмотрено использование личной печати.

    34. Профсоюзные комитеты предприятий, учреждений и организаций представляют образцы (эскизы) в двух экземплярах, заверенные вышестоящим профсоюзным органом.

    35. Религиозные общества представляют образцы (эскизы) в двух экземплярах, заверенные уполномоченным по делам религий при Кабинете Министров Республики Татарстан.

    Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Приказ Министерства информации и печати РТ от 7 августа 1995 г. N 71

    Текст приказа опубликован в газете «Республика Татарстан» N 240 от 30 ноября 1999 г.

    На основании замечаний и предложений, высказанных Министерством юстиции РТ настоящая Инструкция была доработана и повторно направлена в Министерство юстиции РТ для государственной регистрации Приказом Министерства информации и печати РТ от 19 февраля 1996 г. N 12, зарегистрированным Минюстом РТ 20 февраля 1996 г., рег. N 28.

    Приказом Министерства информатизации и связи РТ от 4 мая 2007 г. N П-48 настоящий приказ признан утратившим силу

    В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

    Приказ Министерства информации и печати РТ от 9 апреля 1998 г. N 25

    Дополнительная информация о документе:

    Приказом Министерства информации и печати РТ от 19 февраля 1996 г. N 12 подготовлены изменения в настоящий документ

    Указанные изменения подлежат регистрации в Минюсте РТ. Текст настоящего документа представлен без учета названных изменений