Офис-менеджер требования обязанности

История профессии

Как получить профессию?

Требования к кандидатам

Плюсы и минусы профессии

Противопоказания

Офис-менеджер — сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией. От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. Одним словом, современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

История профессии

Потребность на рынке труда в офис-менеджерах возникла недавно. Развитие каждой бизнес-структуры на определенном этапе требует в штате человека, который будет решать для сотрудников некоторые задачи. Тем самым он облегчит им жизнь и освободит время для решения более глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма.

Как получить профессию?

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Требования к кандидатам

Что должен знать
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой — факсом, мультимедиапроектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.

Личные качества

  • общительность;
  • доброжелательность;
  • умение ладить с людьми;
  • организованность;
  • четкость;
  • пунктуальность;
  • хорошая оперативная память;
  • способность к концентрации и распределению внимания;
  • высокий уровень культуры;
  • грамотная устная и письменная речь.
  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т. д.);
  • ведение деловой переписки;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, платежного документооборота;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций. Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности — «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату от 50 000 до 60 000 тенге. Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределах 70 000 тенге. Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает до 100 000 тенге. Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше — от 120 000 тенге. Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина — офис-менеджер будет получать от 150 000 тенге.

  • Возрастной диапазон — 23-35 лет.
  • Офис-менеджеры — представительницы слабого пола — 99 %.
  • Высшее образование имеют — 68 %, неполное высшее — 20 %, среднеспециальное — 10 %, курсы — 2 %.
  • Плюсы и минусы профессии

    Плюсы профессии:

    • высокий спрос на рынке труда;
    • навыки административно-хозяйственной деятельности;
    • опыт работы с документами;
    • возможность улучшить коммуникативные навыки.

    Минусы профессии:

    • утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
    • отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
    • некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

    Противопоказания

    Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

    Во-первых, успешный офис-менеджер — это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) — при соответственном дообучении, естественно. В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

    Оглавление:

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Офис-менеджер — специалист, отвечающий за создание комфортных условий для работы сотрудников и поддерживающий благоприятный климат в коллективе. От человека, занимающего должность, зависит продуктивность функционирования фирмы и величина возможного дохода. По этой причине, прописывая должностные обязанности офис-менеджера, предприниматель должен внимательно подойти к выполнению процедуры.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

    8 (800) 511-91-49
    Это быстро и бесплатно !

    Основные функции специалиста

    На сегодняшний день должность востребована во многих компаниях. Владельцы организаций пришли к выводу, что наличие специалиста, отвечающего за функционирование коллектива, позволит улучшить работу предприятия.

    В список основных задач, которые выполняет специалист, входят:

    • организация работы персонала;
    • обеспечение документооборота;
    • контроль за наличием приспособлений, необходимых для выполнения функций сотрудников офиса.

    Профессию часто сравнивают с работой секретаря, однако список обязанностей офис-менеджера шире. Секретарь оказывает помощь руководителю компании, а офис-менеджер обеспечивает функционирование всего коллектива фирмы.

    Прописывая функции офис-менеджера в должностной инструкции, владелец бизнеса должен помнить, что профессия отсутствует в Квалификационном справочнике.

    документ должен быть составлен грамотно. После ее изучения, у сотрудника не должно остаться вопросов. Это поможет избежать конфликтов.

    Требования к специалисту

    Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.

    Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:

    • знание основ работы с компьютером;
    • знание иностранных языков;
    • знание оргтехники;
    • высшее образование.

    Личностные качества:

    • коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
    • внимательность;
    • пунктуальность
    • ответственность;
    • презентабельный и аккуратный внешний вид.

    Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.

    Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.

    В компетенцию менеджера входят:

    • основы делопроизводства;
    • кадровый учет;
    • местные нормативно-правовые акты;
    • требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
    • правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

    Права работника

    Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

    • отправление документов на доработку;
    • прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

    Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

    Должностные обязанности

    Составляя документ, специалист должен уделить особое внимание разделу обязанностей. От перечня функций, которые будут прописаны в документе, зависит эффективность работы сотрудника. Обычно в бумаге прописывают должен ли специалист:

    • заниматься документами для обеспечения внутренних связей между сотрудниками предприятия;
    • принимать звонки;
    • отвечать за обеспечение работников канцелярскими принадлежностями;
    • заниматься оформлением командировочных документов и их приемом.

    В бумагу можно вписать дополнительные пункты. Следует указать все операции, которые находятся в ведомости офис-менеджера. Но они не должны дублировать обязанности других специалистов.

    Как составить должностную инструкцию

    В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:

    • общие положения;
    • права специалиста;
    • обязанности;
    • ответственность.

    Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

    Читайте так же:  Тождественный иск в арбитражном процессе это

    Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.

    Чтобы инструкция была полной, занимающийся ее составлением специалист должен указать информацию о нормативно-правовой базе, которой должен неукоснительно следовать человек, занимающий должность.

    Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:

    • возможность получать сведения у работников офиса;
    • получать сведения о решениях, принятых руководством;
    • просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
    • предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
    • ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.

    Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.

    В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:

    • дисциплинарной ответственности;
    • административной ответственности;
    • уголовной ответственности;
    • материальной ответственности.

    Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.

    Не нашли ответа на свой вопрос?
    Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Офис-менеджер — специалист, отвечающий за создание комфортных условий для работы сотрудников и поддерживающий благоприятный климат в коллективе. От человека, занимающего должность, зависит продуктивность функционирования фирмы и величина возможного дохода. По этой причине, прописывая должностные обязанности офис-менеджера, предприниматель должен внимательно подойти к выполнению процедуры.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

    8 (800) 511-91-49
    Это быстро и бесплатно !

    Основные функции специалиста

    На сегодняшний день должность востребована во многих компаниях. Владельцы организаций пришли к выводу, что наличие специалиста, отвечающего за функционирование коллектива, позволит улучшить работу предприятия.

    В список основных задач, которые выполняет специалист, входят:

    • организация работы персонала;
    • обеспечение документооборота;
    • контроль за наличием приспособлений, необходимых для выполнения функций сотрудников офиса.

    Профессию часто сравнивают с работой секретаря, однако список обязанностей офис-менеджера шире. Секретарь оказывает помощь руководителю компании, а офис-менеджер обеспечивает функционирование всего коллектива фирмы.

    Прописывая функции офис-менеджера в должностной инструкции, владелец бизнеса должен помнить, что профессия отсутствует в Квалификационном справочнике.

    документ должен быть составлен грамотно. После ее изучения, у сотрудника не должно остаться вопросов. Это поможет избежать конфликтов.

    Требования к специалисту

    Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.

    Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:

    • знание основ работы с компьютером;
    • знание иностранных языков;
    • знание оргтехники;
    • высшее образование.

    Личностные качества:

    • коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
    • внимательность;
    • пунктуальность
    • ответственность;
    • презентабельный и аккуратный внешний вид.

    Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.

    Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.

    В компетенцию менеджера входят:

    • основы делопроизводства;
    • кадровый учет;
    • местные нормативно-правовые акты;
    • требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
    • правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

    Права работника

    Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

    • отправление документов на доработку;
    • прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

    Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

    Должностные обязанности

    Составляя документ, специалист должен уделить особое внимание разделу обязанностей. От перечня функций, которые будут прописаны в документе, зависит эффективность работы сотрудника. Обычно в бумаге прописывают должен ли специалист:

    • заниматься документами для обеспечения внутренних связей между сотрудниками предприятия;
    • принимать звонки;
    • отвечать за обеспечение работников канцелярскими принадлежностями;
    • заниматься оформлением командировочных документов и их приемом.

    В бумагу можно вписать дополнительные пункты. Следует указать все операции, которые находятся в ведомости офис-менеджера. Но они не должны дублировать обязанности других специалистов.

    Как составить должностную инструкцию

    В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:

    • общие положения;
    • права специалиста;
    • обязанности;
    • ответственность.

    Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

    Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.

    Чтобы инструкция была полной, занимающийся ее составлением специалист должен указать информацию о нормативно-правовой базе, которой должен неукоснительно следовать человек, занимающий должность.

    Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:

    • возможность получать сведения у работников офиса;
    • получать сведения о решениях, принятых руководством;
    • просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
    • предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
    • ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.

    Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.

    В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:

    • дисциплинарной ответственности;
    • административной ответственности;
    • уголовной ответственности;
    • материальной ответственности.

    Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.

    Не нашли ответа на свой вопрос?
    Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Офис-менеджер — специалист, отвечающий за создание комфортных условий для работы сотрудников и поддерживающий благоприятный климат в коллективе. От человека, занимающего должность, зависит продуктивность функционирования фирмы и величина возможного дохода. По этой причине, прописывая должностные обязанности офис-менеджера, предприниматель должен внимательно подойти к выполнению процедуры.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

    8 (800) 511-91-49
    Это быстро и бесплатно !

    Основные функции специалиста

    На сегодняшний день должность востребована во многих компаниях. Владельцы организаций пришли к выводу, что наличие специалиста, отвечающего за функционирование коллектива, позволит улучшить работу предприятия.

    В список основных задач, которые выполняет специалист, входят:

    • организация работы персонала;
    • обеспечение документооборота;
    • контроль за наличием приспособлений, необходимых для выполнения функций сотрудников офиса.

    Профессию часто сравнивают с работой секретаря, однако список обязанностей офис-менеджера шире. Секретарь оказывает помощь руководителю компании, а офис-менеджер обеспечивает функционирование всего коллектива фирмы.

    Прописывая функции офис-менеджера в должностной инструкции, владелец бизнеса должен помнить, что профессия отсутствует в Квалификационном справочнике.

    документ должен быть составлен грамотно. После ее изучения, у сотрудника не должно остаться вопросов. Это поможет избежать конфликтов.

    Требования к специалисту

    Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.

    Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:

    • знание основ работы с компьютером;
    • знание иностранных языков;
    • знание оргтехники;
    • высшее образование.

    Личностные качества:

    • коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
    • внимательность;
    • пунктуальность
    • ответственность;
    • презентабельный и аккуратный внешний вид.

    Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.

    Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.

    В компетенцию менеджера входят:

    • основы делопроизводства;
    • кадровый учет;
    • местные нормативно-правовые акты;
    • требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
    • правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

    Права работника

    Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

    • отправление документов на доработку;
    • прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

    Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

    Должностные обязанности

    Составляя документ, специалист должен уделить особое внимание разделу обязанностей. От перечня функций, которые будут прописаны в документе, зависит эффективность работы сотрудника. Обычно в бумаге прописывают должен ли специалист:

    • заниматься документами для обеспечения внутренних связей между сотрудниками предприятия;
    • принимать звонки;
    • отвечать за обеспечение работников канцелярскими принадлежностями;
    • заниматься оформлением командировочных документов и их приемом.
    Читайте так же:  Как узнать штраф гибдд татарстан

    В бумагу можно вписать дополнительные пункты. Следует указать все операции, которые находятся в ведомости офис-менеджера. Но они не должны дублировать обязанности других специалистов.

    Как составить должностную инструкцию

    В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:

    • общие положения;
    • права специалиста;
    • обязанности;
    • ответственность.

    Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

    Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.

    Чтобы инструкция была полной, занимающийся ее составлением специалист должен указать информацию о нормативно-правовой базе, которой должен неукоснительно следовать человек, занимающий должность.

    Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:

    • возможность получать сведения у работников офиса;
    • получать сведения о решениях, принятых руководством;
    • просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
    • предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
    • ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.

    Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.

    В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:

    • дисциплинарной ответственности;
    • административной ответственности;
    • уголовной ответственности;
    • материальной ответственности.

    Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.

    Не нашли ответа на свой вопрос?
    Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Профессия офис менеджера

    Любое офисное пространство, в котором есть руководитель и хотя бы несколько наемных сотрудников, подразумевает наличие некой организующей силы, которая обеспечивает бесперебойную работу офиса и его нормальное функционирование. Такой силой является наличие в штате офис-менеджера.

    Что предполагает данная должность

    В небольших организациях офис-менеджер зачастую сочетает в себе функции бухгалтера по первичной документации и кадрового работника. В крупных компаниях в его подчинении могут находиться секретариат, водители и административный персонал.

    Такое обилие обязанностей формирует определенный набор необходимых личностных качеств потенциального претендента на эту должность. Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.

    Требования к данному специалисту

    К ним необходимы также определенные специфические навыки, которые вытекают из списка обязанностей: уверенное владение персональным компьютером и работа с офисной техникой, грамотная устная речь и навыки деловой переписки, знание делопроизводства. В случае необходимости к списку требований могут быть добавлены знание иностранных языков, бухгалтерского учета, трудового законодательства и т.д.

    Должностные обязанности

    Список возлагаемых обязанностей может быть весьма и весьма обширен и зависит всегда от требований конкретной организации.

    Из общего перечня обязанностей можно выделить те, которые включаются в должностную инструкцию практически всегда:

    • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению;
    • Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений;
    • Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков;
    • Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов;
    • Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника. Сюда же можно отнести отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
    • Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя;
    • Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов;
    • Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов;
    • Ведение клиентской базы;
    • Ведение протоколов собраний и совещаний.

    Помимо прочего на офис-менеджера также могут быть возложены обязанности по ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.

    О данной профессии рассказано в следующем видеосюжете:

    Что указывать в резюме

    Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.

    Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

    Особенности работы офис менеджера

    Агентства недвижимости

    Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

    Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

    Строительные компании

    Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

    Страховые компании

    Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

    Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.

    Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного, должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

    О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

    Функции и обязанности офис-менеджера, как организовать работу сотрудника с максимальной пользой для фирмы + советы, рекомендации, связные документы и методология

    Обязанности офис-менеджера, его должностная инструкция, функции и требования формируются кадровой службой. На практике они могут стать реальным инструментом, позволяющим создавать оптимальные условия и требования к работе сотрудника и получать максимальные выгоды от его деятельности на фирме.

    Так, например, обязанности офис-менеджера тесным образом связаны с внешними коммуникациями компании. В функции этого человека входит контроль работы офиса, организация обслуживающего персонала, в отдельных случаях – реклама, презентационные мероприятия и другие события, влияющие на имидж компании.

    Если, в отдельных случаях, должностная инструкция – это компиляция требований учетной политики и разработанных бизнес-процессов компании, то источником обязанностей офис-менеджера является именно видение руководства организации работы офиса, интегрированное в ежедневную коммерческую деятельность. Эти требования персональны для каждой фирмы, они могут быть сформированы в результате компиляции уже разработанной корпоративной политики или создаваться совместно с этим документом.

    Работу офис-менеджера можно сравнить с функциями местоблюстителя. В задачи этого человека входит создание благоприятного впечатления о фирме и управление обслуживающим персоналом офиса. Безусловно, это один из сотрудников, который имеет доступ к руководителю и является его прямым «рупором» при ежедневном общении с персоналом. Это должно быть тем или иным образом отражено в должностной инструкции.​

    Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию

    Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.

    При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.

    По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.

    Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

    При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

    • документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
    • инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
    • должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

    Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

    Читайте так же:  Ухта адвокат алексеев

    Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

    Документы-источники

    Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

    • Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

    Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

    • Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
    • Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
    • Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
    • Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

    Юридическая подоплека

    Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения.

    Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

    Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

    Обсуждаем функциональные обязанности

    Офис-менеджер или секретарь

    Во многих случаях, особенно это характерно для небольших предприятий, офис-менеджер фактически выполняет функции секретаря. У него довольно узкие обязанности, связанные с приемом и переадрессацией звонков дирекции или офиса, с встречей посетителей, а также выполнения индивидуальных поручений руководства. В этом случае должность так и называется – секретарь-офис-менеджер. Речь идет фактически о секретарских обязанностях, которые могут быть перенесены на всю фирму. Для солидности работника называют офис-менеджером.

    В визитных карточках сотрудника может быть указана должность офис-менеджера, но в должностной инструкции лучше указать «секретарь – офис-менеджер». Это поможет внести конкретику в функциональные обязанности и избежать двойной трактовки прав и обязанностей.

    Помощник руководителя

    Очень часто, причем даже в крупных компаниях, под должностью офис-менеджера подразумевается помощник руководителя. Несмотря на то, что функциональность этих вакансий в чем-то похожа, но должность помощника дирекции подразумевает совершенно другой принцип организации работы.

    Приведем некоторые типовые обязанности, которые также могут быть отражены в должностной инструкции, но этим не ограничиваются:

    • поддержка коммуникаций руководителя предприятия;
    • подготовка документов и отчетов для руководства;
    • мониторинг встреч и звонков;
    • выполнение личных поручений.

    Фактически эта должность может совмещать секретаря и офис-менеджера в компаниях, где не ярко выражены коммуникации, не так часто звонят телефоны, нет особой загрузки работой офис-менеджера. Ключевое отличие должности в том, что она ориентирована на работу руководителя и не имеет прямой связи с управлением офисом. При этом такая форма приемлема для нотариальной и адвокатской конторы, небольших бэк-офисов дирекции, вынесенных из площади основного офисного помещения.

    Секретарь-маркетолог

    При найме на работу лучше ориентироваться на человека, который окончил специализированные курсы или имеет опыт работы на подобной должности в довольно крупной компании. ВУЗы для такой работы в основном не готовят. При этом можно совместить работу маркетолога и секретаря. Так как данная функция в небольших компаниях часто не требует ежедневной загрузки, поэтому фирмы стремятся нанять внештатного маркетолога.

    Обратите внимание, что не стоит сочетать работу интернет-маркетолога и секретаря. Это совершенно разные должности, причем обе подразумевают полную или избирательную загрузку в течение дня, что будет мешать выполнению «сдвоенных» должностных обязанностей».

    Совмещение должности маркетолога и секретаря во многих случаях более органично, чем с работой офис-менеджера. Такое предложение могут принять выпускники ВУЗов без опыта работы. Таким образом, компания сможет себе позволить специалиста с высшим образованием, при этом сотрудник получит ценный опыт в разных сферах коммерческой деятельности и будет выполнять задачи более профессионально, имея за плечами учебу в ВУЗе.

    Офис-менеджер и бухгалтер

    Сочетание должности офис-менеджера и бухгалтера оправдано в небольших компаниях с небольшой нагрузкой телефонных разговоров. В этом случае сочетание бухгалтерских и секретарских обязанностей более чем оправдано. В функции такого сотрудника будет входить:

    • управление офисом;
    • коммуникации посетителей и звонков с руководством;
    • операционный и хозяйственный учет;
    • контроль персонала.

    В данном случае, несмотря на то, что такой вариант применим только в небольших компаниях, не активно работающих с клиентами, офис-менеджер, выполняя функции секретаря и бухгалтера, является и полноценным топ-менеджером, в функции которого входит поддержка порядка в офисе и учет. В данном случае в должностной инструкции также нужно указать бухгалтер-офис-менеджер. Эта должность должна быть отражена и в штатном расписании компании.

    Корпоративные системы управления и работа офис-менеджера

    В работе офис-менеджера, который совмещает свои обязанностями с должностью секретаря, нередко возникает необходимость работы с корпоративной системой управления. Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.

    Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.

    На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Лучше степень владения CRM, ERP, такими бухгалтерскими продуктами как 1C зафиксировать в должностной инструкции в навыках сотрудника.

    Порядок приема на работу

    Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.

    В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.

    Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:

    • первичное собеседование;
    • вторичное собеседование с руководством;
    • встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня;
    • если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию;
    • на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.

    Еще раз обращаем внимание, что все ваши внутренние формальные и неформальные документы должны соответствовать КК и ГК РФ. Это касается системы штрафов, внутреннего распорядка, ненормированного рабочего дня и сверхурочных.

    Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.

    Несколько советов: как составлять документ

    Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:

    • Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования. Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы.
    • Соберите требования к сотрудникам у руководства.
    • Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.
    • Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM.
    • Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера.
    • Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.
    • Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции.
    • Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.
    • Представьте ее директору, затем проведите процедуру подтверждения.
    • Придерживайтесь общих правил составления подобных документов:
    • потребуется детальное, но при этом краткое и четкое описание трудовых функций офис-менеджера;
    • обязательно определение квалификации и набора знаний;
    • в отдельных случаях работодатели вписывают требования к повышению квалификации;
    • необходимо определить модель взаимодействия офис-менеджера со всеми другими сотрудниками.

    Обратите внимание, что в бизнес-практике не существует документов, нормативов и законов, регламентирующих правила и порядок составления должностных инструкций. Это характерный внутренний документ фирмы, который при этом, как и Учетная политика, требует согласования с высшим менеджерским персоналом. Этот факт подтверждает значение должностной инструкции для работы фирмы.