Объяснительная по результатам проверки образец

Оглавление:

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

  • 03.09.2014 – 1-й день,
  • 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
  • 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Читайте так же:  Приказ о предоставлении права подписи за главного бухгалтера

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

  • корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
  • только точные даты, если нужно – время,
  • факты и причины сложившейся ситуации.

    Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

    Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

    Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

    Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

    Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

    Как написать объяснительную по проверке по 44-ФЗ

    Мною получено уведомление по проверке по 44 ФЗ. Как написать объяснительную по проверке по 44-ФЗ, чтоб избежать штрафа.

    Ответы юристов (2)

    Написать сочинение на тему «Как я провел лето» за Вас юристы не смогут.

    Во-первых нужно знать что содержится в уведомлении.

    Во-вторых нужно знать какие из действий Вы совершали, либо не совершали.

    Не видя документов, ни кто не сможет дать Вам ответ именно по Вашей ситуации.

    Советую Вам обратиться за помощью к юристу Вашего региона с копиями либо оригиналами всем имеющихся на руках документов.

    Можно воспользоваться в обосновании своих нарушений следующими причинами:

    1. Нарушение сроков — проблемы с интернетом, сайтом, сотрудниками, эцп… (что больше подходит), прикладывайте подтверждения в виде распечатки скринов «сайт недоступен», предварительно выставив нужную дату и время на компьютере

    2. Недостоверная информация: напишите, заказчик полагал, что котировочная комиссия не имеет права проверять достоверность сведений и в соответствии с ч.3 ст.10 ГК должна беззаветно верить УРЗу.

    Либо, в связи с кратким сроком рассмотрения котировочных заявок смогли проверить только посредством интернета, однако сведения, представленные в сети, не могут отвечать необходимой для отклонения за недостоверность полнотой и достоверностью, т.к. законом не возложена обязанность производителей туалетной бумаги выкладывать на официальный сайт информацию о ее плотности и длине (как-то так).

    3. про обоснование и смету — нужно смотреть по факту. крайний вариант «не прикрепилось, не заметили»

    Ищете ответ?
    Спросить юриста проще!

    Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

    Объяснительная по результатам проверки образец

    По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут.

    Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время.

    по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

    Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

    По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее:

    По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений.

    По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки.

    По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами.

    Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было.

    По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П.

    По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П.

    — на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает), тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

    Пояснительная записка

    Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее:

    1. Данное происшествие возникло из-за того, что ключ застрял в замке и не проворачивался. Вытащить его из замка нам тоже не удалось. Я позвонила в СБ Козлову Е.В. и попросила нам помочь. Он тоже не смог ни вытащить ключ, ни провернуть его. Затем ключ вообще отломался и остался «торчать» в замке. Затем мы позвонили офис-менеджеру Петрову И.И. который находился в этот момент на другом конце города. Петров И.И. сказал, что будет решать эту проблему, в дальнейшем мне он сообщил телефон, по которому надо позвонить, но т.к. СБ первые нашли специалистов, то звонить мы не стали.
    2. Относительно того, что сейф нигде не учитывался – не правда. Металлический сейф (шкаф СП-101 (2 замка)) с инв. № 707 – числиться за нашим отделом с 2007 года. Он приобретался в свое время для клиента под хранение ценностей клиента в сейфовой комнате. После расторжения договора аренды, сейф использовался сотрудником кассы пересчета как индивидуальное средство хранения, в соответствии с п. 2.8. Положения № 318-П, согласно которому должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа или другими устройствами, предназначенными для хранения денег в течение рабочего дня. Дополнительные требования (как то – сертификация), о которых упоминает Козлов Е.В., как мы видим, инструкцией не предусмотрены и в ЦБ об индивидуальных средствах хранения мы не сообщаем, как ошибочно считает Козлов Е.В. Мало того, он вообще предлагал мне вчера оставить деньги в этом сейфе и не заносить в хранилище, но после того, как я категорически отказалась это делать – СБ нашли специалистов по вскрытию сейфов.
    3. Дубликат ключа, который сломался — имеется в наличии, но пользоваться им не возможно, т.к. сломан сам замок.
    4. Хочу отметить, что со стороны СБ сложилось предвзятое отношение ко мне лично (что я вижу из служебной записки с замечаниями, не подкрепленными никакими нормативными документами и реальными событиями, а только личная неприязнь ко мне и к Петрову И.И.) хотя требования, которые я предъявляю всегда только в рамках служебных обязанностей и направлены на усиление кассовой дисциплины и на обеспечение сохранности денежной наличности и ценностей Банка.
    Читайте так же:  Заявление в налоговую о реорганизации

    Сидорова О.В. (подпись)

    Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

    В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.

    У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.

    Оформление сличительных ведомостей

    Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

    Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

    • в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться формой ИНВ-19, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
    • в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

    Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

    Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления

    Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

    На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

    У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

    Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.

    В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

    Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».

    Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

    Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».

    Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

    Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

    Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.

    Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

    Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

    Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

    Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

    Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».

    Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».

    Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

    Объяснительная записка об ошибке в работе — образец

    Объяснительная записка-образец об ошибке в работе и правила ее составления будут рассмотрены в этой публикации. Это документ, который может включать широкий спектр формулировок. Однако важно подобрать те, что объективно отражают ситуацию, поскольку на основании этого документа работодатель принимает решение, стоит ли инициировать правовые последствия допущенной сотрудником серьезной недоработки.

    Для чего нужна объяснительная об ошибке в работе?

    Объяснительная записка — документ, который в соответствии с положениями ст. 193 ТК РФ работодатель должен запрашивать у сотрудника, нарушившего установленные трудовые обязанности, с тем, чтобы впоследствии, ознакомившись с содержанием документа и убедившись в серьезности проступка, отреагировать на инцидент, наложив дисциплинарное взыскание. Или же по своему усмотрению простить работника либо ограничиться устным внушением.

    Но может ли ошибка, допущенная сотрудником в работе, признаваться нарушением трудовых обязанностей, вследствие которого работодатель будет запрашивать объяснительную?

    Исходя из юридической практики, подобная квалификация ошибок в работе возможна. В соответствии со ст. 21 ТК РФ сотрудник должен корректно исполнять свои обязанности по трудовому договору, в котором фиксируется его трудовая функция, предполагающая качественное выполнение работы.

    То, что ошибка в рамках трудовой функции может рассматриваться как нарушение обязанностей, подтверждается судебной практикой. Так, апелляционным определением Самарского областного суда от 01.08.2012 № 33-7102/12 установлено, что ошибки, которые привели к искажению бухгалтерской отчетности, правомерно квалифицировать подобным образом.

    Но даже по факту совершения ошибок сотрудник может смягчить их последствия, грамотно составив объяснительную записку. Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен данный документ и на что следует обращать внимание при его составлении.

    Объяснительная об ошибке в работе: структура документа

    Законодательством РФ не установлены какие-либо критерии, которым должен соответствовать рассматриваемый документ. Но, если следовать сложившимся на практике нормам кадрового менеджмента, можно допустить включение в структуру объяснительной следующих пунктов:

    • дата составления документа;
    • наименование документа;
    • сведения о составителе, получателе документа (ФИО, должности, наименование компании-работодателя);
    • текстовый блок, раскрывающий подробности проступка;
    • подпись составителя объяснительной;
    • подпись или штамп сотрудника кадровой службы (секретариата руководства либо иной ответственной структуры), принявшего документ.

    Главным элементом объяснительной записки правомерно считать текстовый блок, в котором человек раскрывает факты допущенной ошибки. На что сотруднику полезно обратить внимание при его составлении? Прежде всего точности указания дат, времени, мест и иной информации, касающейся тех событий, которые повлияли на совершение сотрудником ошибки.

    Читайте так же:  Адвокат по европейскому суду

    Следующий важный критерий — в предоставлении работодателю возможности увидеть первопричину ошибки. Быть может, человек выполнил свою работу некорректно не потому, что плохо подготовлен или допустил пренебрежение своими прямыми обязанностями, а потому, что этому способствовали некие объективные факторы, например действие компьютерного вируса, вносящего изменения в документы, если речь идет об ошибке в составлении отчетности.

    При написании объяснительной желательно придерживаться официально-делового стиля изложения фактов.

    Где можно скачать пример объяснительной записки об ошибке в работе?

    Скачать пример объяснительной об ошибке вы можете на нашем портале.

    Ошибка в работе может трактоваться как нарушение трудовых обязанностей и стать поводом для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания. Однако при обстоятельном разъяснении работодателю деталей допущения ошибки сотрудник может существенно смягчить ее правовые последствия. Главное — составить документ, указав в нем точные факты и отразив реальные причины возникновения недоработки.

    Ознакомиться со спецификой составления иных кадровых документов вы можете в статьях:

    Как написать объяснительную по результатам проверки?

    Требования к проведению проверки

    Порядок проведения контрольных мероприятий установлен гл. 2 закона № 294. Кроме того, государственные органы руководствуются положениями своих внутренних административных регламентов, утвержденных:

    • приказом Роспотребнадзора от 16.07.2012 № 764;
    • приказом Росалкогольрегулирования от 11.09.2013 № 224;
    • приказом ФАС России от 25.05.2012 № 340 и др.

    С соответствующими регламентами, устанавливающими также образцы актов проведения проверки, можно ознакомиться на сайтах контролирующих органов.

    До 31.12.2018 действуют ограничения при назначении плановых проверок в отношении субъектов малого предпринимательства. Проведение таких контрольных мероприятий признается грубым нарушением законодательства и влечет недействительность их результатов (п. 7 ст. 26.1 закона № 294).

    В случае проведения плановой проверки должны выполняться требования (ст. 9 закона № 294, постановление Правительства РФ от 17.08.2016 № 806):

    • о периодичности;
    • утверждении плана проверок органами прокуратуры и размещении информации в интернете;
    • предварительном уведомлении лица о проверке (не позднее 3 рабочих дней до ее начала).

    ВАЖНО! С единым сводным планом проверок можно ознакомиться на сайте Генеральной прокуратуры РФ.

    Внеплановая проверка (ст. 10 закона «О защите прав юридических лиц…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ, далее — закон № 294) назначается в случае:

    • нарушения предприятием (ИП) сроков выполнения предписаний;
    • причинения вреда или возникновения угрозы такого причинения;
    • необходимости выполнения поручений Президента и Правительства РФ и др.

    Порядок оформления акта органом государственного контроля

    Выявленные нарушения описываются в акте. Типовая форма акта проверки органом государственного контроля и надзора и требования к его составлению установлены:

    • ст. 16 закона № 294;
    • приказом Минэкономразвития России «О реализации положений Федерального закона “О защите прав юридических лиц…”» от 30.04.2009 № 141 и др.

    ВАЖНО! В установленных ст. 1 закона № 294 случаях при проведении проверок контролирующие органы (например, в сфере налогового и валютного контроля, лицензирования, антимонопольного регулирования и др.) руководствуются нормами специального законодательства. В этих случаях формы документов утверждаются отдельно. Например, Федеральная антимонопольная служба использует форму акта, утвержденную приказом ФАС России от 25.05.2012 № 340.

    Порядок оформления результатов проверки предусматривает указывать в соответствии со ст. 16 закона № 294 в акте:

    • реквизиты органа государственного контроля, информацию о сотрудниках, проводящих контрольные мероприятия;
    • данные о месте, дате, времени составления акта и проведении проверки, ее продолжительности;
    • основание для проведения проверки;
    • реквизиты проверяемого лица;
    • результаты контрольных мероприятий и сведения о нарушенных нормах права;
    • подписи должностных лиц государственного органа и проверяемого лица;
    • информацию об ознакомлении с актом.

    У сотрудника необходимо запросить объяснения о выявленных и указанных в акте проверки нарушениях.

    Как написать объяснительную по результатам проверки

    Контролирующий орган, проведя проверку и найдя нарушения, может назвать в своем акте (или постановлении о привлечении к административной ответственности, если таковое выносилось) виновное должностное лицо либо указать на вину всей организации.

    В последнем случае, чтобы соблюсти правило об обоснованности привлечения к дисциплинарной ответственности, крайне важно получить объяснительную от работника.

    Сам же факт затребования объяснительной принципиален для соблюдения процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. Например, П. был объявлен выговор за обнаруженные нарушения в сфере государственных закупок. ВС Республики Саха (Якутия) удовлетворил требования работника, так как П. не было предложено дать объяснения, он не знакомился с приказом о наказании, сам приказ не позволяет установить, в чем выразилось противоправное поведение П. (апелляционное определение от 27.09.2017 по делу № 33-3797/2017).

    Объяснительная по результатам проверки может содержать информацию:

    • допускал ли работник нарушение, обнаруженное в ходе проверки контролирующими органами;
    • имелись ли уважительные причины для формально неправомерных действий работника;
    • обладает ли работник информацией о совершении вменяемого нарушения иным лицом.

    К сожалению, роль объяснительной в данном случае ограничивается трудовыми отношениями. Контролирующие органы не принимают такие документы во внимание, даже когда в них указано на отсутствие события дисциплинарного проступка (см. постановление ВСО от 23.04.2008 по делу № А19-15918/07-51).

    Как составить приказ о наказании: образец

    В случае выявления контролирующими органами фактов нарушения законодательства юрлицу или индивидуальному предпринимателю необходимо определить степень вины своих сотрудников и привлечь их к дисциплинарной ответственности (ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ).

    До составления приказа необходимо:

    • затребовать объяснения (письменно, под подпись);
    • не ранее чем через 2 рабочих дня издать приказ (если сотрудник не представил объяснения либо отказался от их дачи, предварительно составить об этом акт).

    Приказ о наказании должен содержать:

    • наименование работодателя;
    • порядковый номер;
    • дату;
    • ссылку на реквизиты решения органа государственного контроля о проведении проверки;
    • подробное описание виновных действий лица;
    • вид дисциплинарного взыскания.

    На доведение до сотрудника текста приказа отводится 3 рабочих дня. В случае отказа от ознакомления составляется акт.

    Образец приказа по результатам проверки можно посмотреть по ссылке: Образец приказа о наказании по результатам проверки.

    Нужно ли составлять заключение о проверке

    В случае если контрольные мероприятия проводились уполномоченными государственными органами, у предприятия или предпринимателя нет обязанности составлять внутреннее заключение по результатам проверки, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.

    Коммерческие предприятия и предприниматели вправе проводить самостоятельные служебные мероприятия с целью подтверждения/опровержения выводов органов государственного контроля о виновности лица и устранения выявленных нарушений законодательства по аналогии с положениями ст. 58 закона «О государственной гражданской службе…» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

    Для проведения внутренней проверки необходимо:

    • издать приказ о ее назначении;
    • составить акт по результатам и итоговое заключение.

    В заключении должны быть:

    • установлены причины нарушений;
    • перечень виновных лиц;
    • а также предложены способы устранения нарушений.

    Отдельно решается вопрос о привлечении виновных к дисциплинарной ответственности.

    Образец акта о проведении проверки можно посмотреть по ссылке: Образец акта о проведении служебной проверки.

    Образец приказа о проведении служебной проверки доступен по ссылке: Образец приказа о проведении служебной проверки.

    Заявление об ознакомлении с материалами проверки

    Для получения от сотрудника полной и развернутой объяснительной, составления возражений на акт проверки работодателю необходимо ознакомиться с материалами, полученными в ходе проведения контрольных действий. Такое право предоставлено лицу пп. 2, 2.1, 3 ст. 21 закона № 294.

    Ознакомление производится на основании письменного заявления, направленного в органы государственного контроля. Полномочия подписанта должны быть надлежащим образом подтверждены. Заявление об ознакомлении с материалами проверки составляется в произвольной форме.

    ВАЖНО! Документы для ознакомления представляются с соблюдением требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 6 закона «О порядке рассмотрения обращений…» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. В случае проведения внеплановой проверки по жалобе персональные данные заявителя не подлежат разглашению без его согласия (определение КС РФ от 22.12.2015 № 2906-О, постановление АС МО (Ф05) от 15.10.2015 по делу № А40-53027/2015).

    Особенности проведения контрольных мероприятий в отношении ИП

    Проверка индивидуального предпринимателя органами государственного контроля проводится по месту осуществления им хозяйственной деятельности. Ограничения установлены на присутствие проверяющих в жилых помещениях: доступ в них возможен с согласия проживающего там лица (ст. 25 Конституции РФ, ст. 3 Жилищного кодекса РФ).

    Акт по результатам проверки ИП должен содержать информацию о совершении правонарушения предпринимателем и (или) его сотрудником. Привлечение к ответственности работника не является препятствием для наложения штрафа на ИП (постановление 11-го ААС от 17.07.2017 по делу № А65-531/2017).

    ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели несут административную ответственность как должностные лица (ст. 2.4 КоАП РФ).

    При выявлении нарушений органом государственного контроля необходимо провести служебную проверку. Для привлечения лица к дисциплинарной ответственности следует запросить у него объяснения, соблюдая сроки, установленные ТК РФ, издать приказ о наказании, довести его до сведения виновного лица.