Адресовано по месту требования

Оглавление:

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

Справка с работы по месту требования (образец)

spravka_s_mr.jpg

Похожие публикации

Справки с работы бывают различными и могут понадобиться работнику для разных целей. Например, справка с места работы может потребоваться в следующих случаях:

  • для предоставления новому работодателю (для подтверждения стажа работы, расчета пособий и т.д.);
  • справка с работы может понадобиться в Пенсионный фонд РФ для назначения и расчета пенсии;
  • в службу занятости для того, чтобы гражданин был признан безработным;
  • в банк для того, чтобы получить кредит для личных целей;
  • в другие ведомства.

При этом, если работнику понадобилась справка с места работы (образец мы приведем в конце статьи), он не обязан сообщать работодателю цели, для которых она нужна. Чтобы получить справку, работник должен подать письменное заявление на имя руководителя компании. В заявлении необходимо изложить в свободной форме, что должна содержать справка (период работы в компании, размер оклада и надбавок и т.д.). Кроме того, в заявлении необходимо указать иные документы, если они необходимы в качестве приложения (например, выписка из трудовой книжки и т.д.).

Справка с работы (образец)

Итак, работодатель получил от работника заявление с просьбой выдать ему справку с указанием необходимых ему сведений. Не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления, работодатель должен подготовить и выдать работнику необходимый документ.

Как выглядит справка с места работы? Как правило, справки оформляются работодателем самостоятельно, в свободной форме. В таком случае компания может самостоятельно предусмотреть необходимые реквизиты с учетом вида документа и его назначения.

Форма справки с места работы содержит следующие реквизиты:

  • Название компании-работодателя;
  • Общие данные о работодателе: адрес места нахождения, ИНН, контактный телефон, другие данные;
  • Дату, когда справка была выдана (подписана);
  • Регистрационный номер справки;
  • Наименование организации, должностного лица, кому адресована справка (если оно известно) или указание «по месту требования»;
  • Должность, ФИО лица, подписавшего справку, его личную подпись и расшифровку подписи;
  • При наличии – печать организации.

Кроме перечисленных выше реквизитов, справка с работы по месту требования обязательно содержит сведения о работнике, которому она была выдана (ФИО, должность, структурное подразделение и т.д.). Также основная часть справки содержит непосредственно сведения, для которых она запрашивается. Это может быть указание факта работы или конкретного периода работы у работодателя, условий, на которых трудился работник и т.д.

Как выглядит справка с места работы.Образец имеет стандартный вид: шапка документа содержит реквизиты компании, затем идет название документа, его порядковый номер. Основная часть документа содержит сведения о работнике, информацию о его стаже работы, или иные запрашиваемые данные и т.д.

В зависимости от места, куда необходимо предоставить документ, бланк справки с места работы может содержать определенные сведения – например, должность работника и его доход за последние двенадцать месяцев.

Читайте так же:  Госпошлина обеспечение иска общая юрисдикция

Есть справки, для которых предусмотрена унифицированная форма. К таким документам относится справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. Унифицированную форму также имеет справка о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (утв. приказом Минтруда России № 182н от 30 апреля 2013 г.).

Сколько действительна справка с места работы, например, справка 2-НДФЛ? Как такового срока годности справки 2-НДФЛ нет. Однако для выдачи кредита банк может запросить справку с доходами за последние 6 месяцев. В таком случае, при обращении в банк в июле, необходимо предоставить справку за период январь-июнь текущего года. В сентябре данная справка уже будет не актуальна, так как не будет содержать сведений о доходах за июль и август.

Форма справки с места работы (образец) для службы занятости

Определенные особенности в заполнении имеет справка для службы занятости о средней зарплате за последние три месяца. Унифицированная форма документа о среднем заработке за последние три месяца работы не утверждена, однако имеется форма, рекомендуемая Минтрудом России (письмо Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421), а также формы справки могут утверждаться органами государственной власти субъектов РФ.

Работодатель может воспользоваться бланком, рекомендованным Минтрудом, или формой, утвержденной для этой цели субъектом РФ. Кроме того, работодатель имеет право составить такую справку в свободной форме.

Справка с места работы, помимо основных реквизитов, перечисленных в данной статье выше (наименование работодателя, данные о работодателе и т.д.), обязательно должна содержать в таком случае:

  • Личные данные работника (ФИО) и название компании- работодателя — их необходимо указать полностью;
  • Период времени, когда работник трудился у работодателя (дату, когда работник был принят на работу, и дату, когда трудовые отношения были прекращены);
  • Размер среднего заработка работника за три месяца работы предшествующих месяцу увольнения;
  • График работы, который был установлен работнику в течение последних 12 месяцев работы.

spravka_s_mesta_raboty_obrazec_1_.jpg

Кроме того, бланк справки с места работы (образецдля органов службы занятости) должен содержать периоды работы, когда работник трудился на условиях неполного рабочего времени, пребывал в отпуске за свой счет (без сохранения зарплаты) и в отпуске по уходу за ребенком, а также периоды простоев.

Справка выдана для предоставления по месту требования

1 Справка выдана для предоставления по месту требования

См. также в других словарях:

Ипотека — (Mortgage) Определение ипотеки, возникновение и регулирование ипотеки Информация об определении ипотеки, возникновение и регулирование ипотеки Содержание Содержание Основания возникновения ипотечного кредита и ее регулирование Ипотека в силу… … Энциклопедия инвестора

Образец справки с места работы

Один из наиболее востребованных документов, предоставляемых кадровым отделом предприятий, – справка с места работы. Она подтверждает, что сотрудник числится в штате конкретной организации, и указывает его средний месячный доход. Бумага требуется для предоставления в государственные инстанции, посольства других стран при оформлении виз, в банк для получения кредитов и во многих других случаях. То есть, справка выдается по месту требования. HR-специалисты обязаны готовить справки персоналу на основании письменных запросов.

Куда требуется справка

Действующее законодательство не предлагает пример справки с места работы и не оговаривает правила ее составления. Тем не менее, документ требуется работникам для представления во многие инстанции:

  • судебные органы для определения размера алиментов, принятия решения об усыновлении;
  • органы опеки и попечительства для совершения процедуры усыновления (удочерения);
  • посольства других государств для оформления визы;
  • кредитные организации для получения ссуды;
  • новому работодателю для оформления пособий по БиР, уходу за малолетним ребенком и т.д.

Форма справки с места работы, образец документа различается в зависимости от структуры-получателя информации. При составлении бумаги кадровик прописывает наименование органа, куда будут представлены сведения (например, название банка) или указывает «По месту требования».

Важно!

Чтобы избежать недоразумений, работникам следует заранее указывать, какую информацию нужно отразить в документе.

Как составить справку

Унифицированный образец справки с места работы отсутствует. По сложившимся правилам делового оборота документ распечатывается на официальном бланке компании-нанимателя. В нем прописываются следующие сведения:

  • Данные о работодателе (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес, номер контактного телефона).
  • Наименование документа – «Справка».
  • Дата составления бумаги и ее №, присвоенный согласно внутренним правилам нумерации, действующим в организации.
  • Название структуры-получателя представляемых сведений. Если оно неизвестно, можно взять за основу бланк, образец справки с места работы, где указано «По месту требования».
  • Данные о работнике (ФИО, занимаемая должность, год рождения и т.д.).
  • Подтверждение, что специалист действительно трудится в компании, с указанием срока его работы.
  • Размер оклада сотрудника, если эта информация требуется по правилам органа-получателя.
  • Подпись уполномоченного лица, составившего бумагу, дата ее подготовки.

Если кадровик задается вопросом, как написать справку с места работы (образец) для посольства или визового центра, в текст рекомендуется включить упоминание о том, в какой срок специалист будет находиться в оплачиваемом отпуске с сохранением должности.

Если бумага требуется для оформления государственных пособий, усыновления, в ней указываются данные о среднем заработке сотрудника за шесть месяцев (год).

Как получить справку

Порядок выдачи справки с работы обозначен в ст. 62 ТК РФ. В ней указано, что специалист, желающий получить документ, отражающий стаж работы в компании, уровень дохода, занимаемую должность или иную информацию касательно места трудоустройства, должен обратиться с письменным запросом.

Действующее законодательство не предлагает унифицированного бланка запроса. По общему правилу в нем указывается:

  • наименование компании;
  • ФИО руководителя, которому адресован запрос;
  • ФИО сотрудника;
  • указание на то, какую информацию требуется отразить в документе;
  • личная подпись и дата составления запроса.

Ст. 62 ТК РФ оговаривает, что бланк справки с места работы выдается сотруднику в трехдневный срок с момента подачи письменного обращения в отдел кадров. Практика показывает, что в небольших структурах достаточно устного обращения к hr-специалисту. Фирма-наниматель не вправе взимать с персонала плату за предоставление документов.

Справка с работы: нюансы получения

Особую сложность вызывают ситуации, когда лицо, которому требуются сведения, уполномочено визировать документы, подтверждающие стаж и заработок сотрудников. Например, если получатель бумаги является генеральным директором или главным бухгалтером, он вправе подписать данные о себе, но к ним обязательно прикладывается устав (доверенность, приказ о назначении на должность).

Если составляется ИП самому для себя, к ней прикладывается лист записи ЕГРП.

Получатель бумаги, подтверждающей занятость, должен учитывать «срок годности» документа. Его следует уточнить у органа, куда представляются сведения. Если какие-либо требования на этот счет отсутствуют, нужно руководствоваться нормами сложившейся практики, согласно которым справка действует один месяц с момента выдачи.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу – это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну.

Как написать гарантийное письмо о приеме на работу

Образец гарантийного письма о приеме на работу

от «21» сентября 2013 г.

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 10 октября 2013 года.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

Адресовано по месту требования

. подтверждающей факт чего-либо и написанная на имя кого-то (скажем, директора или ректора), то с каких слов начинается текст справки ?

(в случае предоставления по месту требования обычно начинается так: настоящая выдана тому-то тому-то в том, что он действительно. )
а как в случае адресации кому-то конкретно ?

Ректору СахГУ
Мисикову Б.Р.
инженера уп. инф.
Вилькеру Д. В.
справка.
.
Думаю так =)

Слово «справка» пишется ?

да.
а текст примерно такой:

Дана настоящая в том, что он действительно обучался на компьютерных курсах =))

обычно в конце пишут «справка выдана для предоставления в . «

>Desdechado © (18.12.06 18:09) [5]
>обычно в конце пишут «справка выдана для предоставления в . «

Если ректору, то для предоставления куда ?
(то, что ректору, указано вверху справа. )

Читайте так же:  Не оплачен договор купли доли ооо


> Cyrax © (18.12.06 18:14) [7]
> «. в ректорат» ?

обычно пишеться не подразделение, а организация. «в СахГУ» ИМхО

в конце текста справки должно быть предложение для кого она предоставляется. В общем случае пишут что-то типа «Для предоставления по месту требования»

>обычно пишеться не подразделение, а организация. «в СахГУ» ИМхО

так это уже вверху справа написано.

Справка
Выдана Такому-то, в том что он не является таким-то.

вверху справа — так пишут заявления
а у справок сверху штамп выдающей организации

ещё это.
С моих слов записано верно. И подпись.
:о)

Могут ли справки адресоваться конкретному должностному лицу (как, например, заявления). Если могут, то где писать эту информацию. Т.к. вверху слева, как я понимаю, пишется информация об организации, которая выдаёт справку (а в заявлениях — вверхзу слева — кому пишется заявление + от кого)

Наименование предприятия Наименование организации,
куда предоставляется справка
СПРАВКА
Дата №_______
Заголовок (о чем)
Текст справки
Должность Подпись И.О. Фамилия
В дело № _____
Подпись исполнителя Дата

Судя по всему, справка кому-то адресована может быть.
Только вот не понятно, в первых двух строках:
наименование предприятия (это, похоже, кто пишет справку) — слева вверху (левый столбик),
наименование организации, куда предоставляется справка — справа вверху (правый столбик). наверное, так.

Работник пришел за справкой

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 2

РАБОТНИК ПРИШЕЛ ЗА СПРАВКОЙ

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Как следует организовать работу по выдаче этого документа, чем обычная справка отличается от архивной справки — ищите ответы на эти вопросы в статье.

Зачем нужно заявление

Прежде всего работник отдела кадров должен обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.

И это требование закона нельзя игнорировать, по крайней мере по нескольким причинам:

1. Во-первых, на отсутствие документа, прямо предусмотренного законом, могут обратить внимание проверяющие.

2. Во-вторых, наличие заявления будет способствовать целям совершенствования кадрового учета.

3. В-третьих, заявление можно прекрасно использовать в рамках работы по защите персональных данных работника (о чем мы скажем ниже).

4. В-четвертых, дата написания заявления даст отсчет сроку для подготовки документа, что будет способствовать быстрому решению вопроса и не позволит кадровику отложить дело на потом.

Поскольку закон устанавливает крайне ограниченные сроки для подготовки документов работодателем — всего 3 рабочих дня, необходимо серьезно продумать вопрос о том, как ускорить прохождение заявления работника. Ведь очень часто заявление работника рассматривается неоправданно долго, проходя совершенно ненужные «инстанции»: юридическую службу, бухгалтерскую и т. п. Необходимо исключить из этапов работы с заявлением те службы, которые не будут иметь никакого отношения к выдаче работнику запрашиваемых документов. Правила ведения делопроизводства на предприятиях требуют обязательного визирования только проектов управленческих документов, к которым заявление работника не относится. Таким образом, в инструкции по делопроизводству надо обозначить, кому подается заявление работника и кто обязан запрашиваемые документы подготовить.

См.: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, п. 2.1.10.

Некоторые работодатели справедливо полагают, что заявление может быть адресовано напрямую начальнику отдела кадров, который визой определит того из своих подчиненных, кто конкретно займется выполнением запроса. Но, пожалуй, лучше сразу определить того сотрудника, в чьи обязанности это будет входить, в его должностной инструкции и (или) трудовом договоре. Правила делопроизводства не запрещают подписывать копии документов и справки другим лицам, помимо руководителя предприятия. Но это право нужно зафиксировать в приказе, доверенности, должностной инструкции.

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору

11 января 2013 г. Д. В. Смирнову

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 31 января 2013 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.

2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

Секретарь-делопроизводитель М. И. Гончарова

Какая справка будет иметь юридическую силу

Та, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Когда работник подает заявление о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, следует поинтересоваться, для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки.

Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму. И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки.

Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н. Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету.

А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка. Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Многие консульские учреждения иностранных государств, определяющие состав документов для выдачи визы российскому гражданину, также нередко требуют оформления справки по определенной форме и определенного содержания.

Составляем справку с места работы

Такую справку составить совсем не сложно, если организация или лицо, запрашивающие данный документ, не выдвигают никаких особых требований к ее содержанию и оформлению.

Поскольку по правилам делопроизводства справка относится к числу исходящих документов организации, то она подлежит оформлению на бланке для писем.

Словарь кадрового делопроизводства. Справка — это документ, дающий описание и подтверждение определенным фактам, событиям, явлениям.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:

— государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации) либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— справочные данные об организации.

Теперь поговорим о содержании справки.

Справка с места работы должна в обязательном порядке содержать в себе данные о фактах установления, изменения и прекращения трудовых отношений. По запросу органов (лица), заинтересованных в получении справки, текст можно дополнить указанием на использование отпусков разных видов, наличие дисциплинарных взысканий, а также поощрений по работе и другой информацией. Причем все эти сведения должны содержать ссылки на документы, где эти факты, события зафиксированы: приказы, распоряжения и т. д.

Во всех документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (к таким документам относится и справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: «гражданин Иванов работал. «.

Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна»

Адрес: ул. Ивана Бабушкина, д. 5, офис 243-б, Москва, 117335

тел. 8 (495) 120-24-32, факс 8 (495) 120-24-33

www. fortuna. ru, e-mail: [email protected] ru

ИНН 7727826724, КПП 772701001,

31 января 2013 г. Москва N 1

Настоящая справка выдана Гончаровой Марии Ивановне 1980 года рождения в том, что она действительно работала в обществе с ограниченной ответственностью «Фортуна».

Читайте так же:  Курсовая наследование государственных наград

22 ноября 2010 г. принята на работу в отдел документационного обеспечения управления на должность секретаря (приказ о приеме на работу от 22.11.2010) N 87 л/с с ежемесячной заработной платой в размере 26 000,00 руб. (двадцати шести тысяч рублей 00 коп.).

2 февраля 2011 г. постоянно переведена на должность секретаря-делопроизводителя отдела документационного обеспечения управления (приказ о переводе от 02.02.2011 N 12 л/с) с ежемесячной заработной платой в размере 28 000 руб. (двадцати восьми тысяч рублей 00 коп.).

31 января 2013 г. уволена с занимаемой должности по собственному желанию (приказ об увольнении от 16.01.2013 N 2 л/с).

Генеральный директор Д. В. Смирнов

Готовим архивную справку

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Словарь кадрового делопроизводства. Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

Наименование организации Петрову Б. И.

ул. Жуковского, 105/2, кв. 5,

г. Новосибирск, 630082

31.01.2013 N 04-5/173

На N 310 от 25.12.2012

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов «Росхлебопродукт», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель — декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 — 106.

Справка выдана для представления по месту работы.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

в состав которого входит архив)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой, вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

Архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро — или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством РФ.

На место изъятого документа в дело вкладываются справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа — основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

1. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М.: Омега-Л, 2007.

2. Михайлов Ю. М. Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера. М.: Альфа-Пресс, 2010.

3. Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство // Трудовое право. 2008. N 8.